Kennissessie Crisiscommunicatie

“In geval van crisiscommunicatie hebben journalisten behoefte aan een gesprekspartner”

“Wat doe je als organisatie als de Wet van Pleuris 2.0 uitbreekt? Heb je een draaiboek en sta je klaar om antwoorden te geven op mediavragen? Ben je überhaupt voorbereid op een crisis of incident?” Zo maar enkele vragen zoals die tijdens de Kennissessie Crisiscommunicatie naar voren kwamen. Volop stof tot nadenken voor de vertegenwoordigers van bedrijven, instellingen en overheden.

“In geval van crisiscommunicatie hebben journalisten behoefte aan een gesprekspartner bij het bedrijf, de Veiligheidsregio en/of de overheid”, stelde Lody Trepels, redacteur van de regionale omroep van Limburg. Hij ging tijdens de kennissessie in op een groot incident op een bedrijventerrein in het Limburgse Geleen. “Bij dit chemiecomplex waren al vaker incidenten met impact op de omgeving geweest, was sprake van trage informatievoorziening, onvrede bij bestuurders en onrust bij omwonenden.”

Onzichtbaar
Trepels stelde dat het communicatieprobleem van de chemiesite ook een probleem voor de regionale omroep werd. “Op zo’n manier kunnen wij onze rol als nieuwszender niet vervullen. Daarom zijn we op een gegeven moment met elkaar in gesprek gegaan. Dat leidde tot een beter wederzijds begrip én tot een aanpak in de communicatie. En dat werkte in de praktijk! De afdeling Communicatie van de site acteerde met meer openheid. Toen er op enig moment een enorm grote brand uitbrak met effecten tot in Duitsland, reageerde Communicatie in elk geval heel alert.” Toen waren de Veiligheidsregio Limburg en de overheid echter onzichtbaar in de communicatie. Dat leidde tot stevige commentaren op social media leidde.

Niet bagatelliseren
Aan de hand van dit praktijkvoorbeeld kwam een aantal vragen naar voren. Wie verzorgt bij jullie de communicatie? Is er onderlinge afstemming? Hoe is het contact tussen bedrijven en overheden? Hoe is het contact met de regionale media?

• Informeer zo snel mogelijk,
• bagatelliseer het nieuws niet,
• bepaal naar wie je communiceert
• kies daarvoor de meest effectieve kanalen
• kun je nog geen conclusies trekken, leg het accent dan op het proces: we weten nog niet alles, maar dat gaan we onderzoeken en we werken samen met diensten.
• En zorg voor afstemming! Niets fnuikender dan woordvoerders die elkaar tegenspreken.”

Doelen crisiscommunicatie

Er zijn enkele doelen van crisiscommunicatie:

• het minimaliseren van de gevolgen, bijvoorbeeld door informatie en instructies te geven;
• bij een ernstig incident is het zaak om medewerkers of omwonenden een handelingsperspectief te bieden, bijvoorbeeld sluit ramen en deuren.
• geef aan dat je bezig bent om het incident onder controle te krijgen.
• tenslotte kun je imagoschade beperken, maar het incident in geen geval bagatelliseren. Geef de feiten en spreek de waarheid.